CapEx vs. OpEx: Zwei Ansätze für IT-Ausgaben

25/07/2017Lesezeit 5 Minuten

IT-Anbieter sprechen gerne über die Verlagerung von CapEx auf OpEx, aber was bedeutet dies wirklich?

Die Art, wie Unternehmen ihre IT handhaben, verändert sich. Viele Firmen verlassen sich auf die Kosteneffizienz von Cloud-basierten Diensten, Managed IT-Services und eine Reihe anderer Dienste. Sicherlich gibt es noch Unternehmen, die an den herkömmlichen Methoden der Architektur, des Kaufs und der Verwaltung ihrer eigenen Hardware, Software und Infrastruktur festhalten – die meisten nutzen inzwischen jedoch Cloud-Dienste oder ähnliche Managed Services für zumindest einen Teil ihrer IT-Versorgung.

Warum der Wandel? Nun, es gibt eine Reihe von Argumenten, die für das As-a-Service-Modell sprechen. Und jene, die auf Software as a Service (SaaS) zutreffen, betreffen nicht unbedingt automatisch auch denen eines Managed Print Service (MPS) oder Device as a Service (DaaS). Dennoch offenbart sich immer wieder ein Vorteil: die Verlagerung von CapEx (Capital Expenditure; Investitionsaufwendungen) auf OpEx (Operating Expenditure; Betriebsausgaben). Doch was bedeutet dies konkret?

CapEx und OpEx

Grundsätzlich sind CapEx die finanziellen Mittel, mit denen ein Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen kauft, die zu höheren Gewinnen beitragen. Das, was CapEx ausmacht, ändert sich von Branche zu Branche und von Unternehmen zu Unternehmen. Bezüglich der IT-Landschaft bedeutet dies beispielsweise einen neuen Laptop, einen neuen Drucker, neue Anwendungen, einen neuen Server oder relevante Netzwerkinfrastruktur. Also Investitionen, die die Mitarbeiterproduktivität verbessern können und so hoffentlich den Umsatz ankurbeln.

OpEx umfasst mittlerweile alle Ausgaben, die einem Unternehmen bei der Ausführung seiner Geschäfte entstehen, darunter grundlegende Betriebskosten, Vertriebs- und Verwaltungskosten sowie die Erbringung von Dauerleistungen. In Hinsicht auf die Informationstechnik bedeutet dies laufende Softwarelizenzen, Breitbandkosten, Kosten für Drucker-Verbrauchsmaterialien oder Aufwendungen für externe Berater bzw. Techniker. Außerdem schließt dies die Kosten für Cloud-basierte Software oder Infrastruktur ein, sowie die laufenden Nutzungskosten eines unabhängigen Datenzentrums.

Der Hauptunterschied zwischen CapEx und OpEx liegt in der Zahlungsweise und in der Besteuerung. Generell betrifft ein CapEx-Aufwand einen Vermögenswert, der vorab bezahlt wird, auch wenn Sie gemäß Ihrer Rechnungslegungspraktik zum Beispiel den Aufwand über einen längeren Zeitraum abschreiben. Abhängig davon, wo und wie Sie Steuern abführen, können Sie Aufwendungen für Vermögenswerte in einem Jahr zu 100 Prozent von der Steuer absetzen bzw. die Gesamtkosten proportional über mehrere Jahre geltend machen. OpEx-Aufwendungen werden monatlich oder jährlich bezahlt und in vollem Umfang der jeweiligen Bilanzierungsperiode angerechnet.

Faktisch gesehen lässt sich dies mit der Anschaffung und dem Leasing von Hardware vergleichen. Wenn Sie Geräte kaufen, müssen Sie einmalig in die Tasche greifen. Doch nach der Bezahlung gehen diese in Ihren Besitz über und es entstehen Ihnen keine weiteren Kosten (außer Betriebs- und Instandhaltungskosten). Beim Leasing müssen Sie anfänglich nur einen kleinen Betrag investieren und machen etwas Unerschwingliches erschwinglich. Der Nachteil ist, dass Ihnen bis zur Stilllegung des Gerätes weitere Kosten entstehen.

Heißt Umstellen automatisch kosten senken?

CapEx-Aufwendungen haben sicherlich ihre Vorteile. Wie bereits erwähnt fallen nach der Bezahlung keine Raten mehr an. Kauft man also alle fünf Jahre einen Laptop oder Drucker, kommt man generell günstiger davon, als wenn man für denselben Zeitraum ein Gerät least. Sie sind der Eigentümer und haben die komplette Kontrolle über die Nutzung, die Instandhaltung und die verwendeten Verbrauchsmaterialien. Ein als CapEx gekaufter Vermögenswert erhöht zudem die Aktiva des Unternehmens, wobei Anleger ein gesundes CapEx-Niveau als sicheres Zeichen von Wachstum sehen (während übermäßige CapEx-Ausgaben eher nicht so gern gesehen sind). Darüber hinaus lassen sich CapEx-Ausgaben mit einer hohen Steuerlast gewinnsteigernd verrechnen.

Aus vielerlei Gründen sind OpEx-Aufwendungen vorteilhafter. Der größte Vorteil hierbei ist der geringere Investitionsaufwand. Die Gründung eines Internet-Startup würde beispielsweise auf herkömmliche Weise für die Anschaffung von Rechnern, Netzwerkinfrastruktur, Druckern, Software und dergleichen Unsummen verschlingen. Die Verwendung von Abonnement-Diensten, Device as a Service, Software as a Service und Managed Print Services schlagen monatlich mit mehreren Hundert Euro zu Buche. Sie können jedoch mit erheblich geringeren Initialkosten starten und sogar die OpEx-Aufwendungen bei der Einkommenssteuer zu 100 Prozent geltend machen.

OpEx-Ausgaben bringen außerdem eine gewisse Flexibilität mit sich. Sie müssen nicht Unsummen investieren, ohne zu wissen, wie sich das Unternehmen in den nächsten zwei Jahren entwickelt. Fangen Sie klein an und machen Sie Anpassungen nach oben oder unten und engagieren Sie einen Service oder ersetzen Sie ihn, wenn er nicht Ihren Erwartungen entspricht. Lassen Sie sich nicht von veralteten Vermögenswerten ausbremsen, die Sie nicht mehr benötigen.

Außerdem ist OpEx kalkulierbarer. Da Sie für Speicherplatz, Rechnerleistung oder Druckservice bezahlen, hat der Anbieter sicherzustellen, dass diese gemäß den von Ihnen getroffenen Vereinbarungen bereitgestellt werden. Angenommen ein Laserdrucker geht außerhalb der Garantiezeit kaputt und muss repariert oder ausgetauscht werden. Bei einem Vertrag für Managed Print Services wird Ihr Anbieter ihnen einen angemessenen Ersatz bereitstellen. In einigen Fällen sind Upgrades sogar kostenlos. Neue Anwendungen, neue Drucker oder Geräte sind inbegriffen, ohne immer wieder neue Produkte kaufen zu müssen.

Als weiterer Vorteil sind OpEx-Ausgaben in der Beschaffung weniger nervenaufreibend als CapEx, auch deshalb, weil sie mit weniger Risiken verbunden sind. Durch den Wegfall der langfristigen Bilanzgeschäfte können Sie das somit gesparte Kapital anderweitig investieren und ihren Gewinn maximieren.

CapEx-Aufwendungen können zwar geringer ausfallen, die Verlagerung zu OpEx ist aber unternehmerisch gesehen sowohl kurz- als auch langfristig wirtschaftlicher. Natürlich macht es Sinn, die Gesamtbetriebskosten für Vermögenswerte für die Nutzungsdauer zu bewerten, um sicherzustellen, ob Beschaffungskosten tatsächlich niedriger ausfallen. Sie dürfen aber auch nicht vergessen, dass der Wechsel zu einem As-a-Service-Modell ebenso kosteneffizient ist. Ein Anbieter für Managed Print Service kann beispielsweise die betriebliche Druckernutzung analysieren und bewerten, bevor er eine Strategie empfiehlt, Geräte zu konsolidieren Und auch die Kosten für Verbrauchsmaterialien sind dann mit der gleichen, kalkulierbaren monatlichen Servicegebühr abgedeckt. Ist ein Wechsel zu OpEx immer die richtige Methode für IT-Investitionen? Wahrscheinlich nicht, aber Fragen kostet bekanntlich nichts und es ist allemal wert, sich die Ersparnisse und Vorteile ausrechnen zu lassen.

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