Stopp den langen Nächten, steigern Sie Ihre Effizienz!

24/04/2018Lesezeit 4 Minuten

Das Streben nach einer guten Work-Life-Balance kann sich manchmal wie ein unmögliches Unterfangen anfühlen (wie die Suche nach dem Heiligen Gral oder ein leerer Posteingang), aber normalerweise ist es nur eine Sache die Effizienz bei der Unternehmensführung zu steigern.

Gewohnheiten zur Work-Life-Balance werden nicht in der Schule gelehrt. Und wenn, hätten Sie die Stunde wahrscheinlich geschwänzt. Es liegt also an Ihnen herauszufinden, wie Sie Ihre Zeit und die Ihrer Mitarbeiter so verwalten, sodass alle täglichen Pflichten und Ziele erreicht werden und jeder zu einer angemessenen Uhrzeit in die Freizeit gehen kann.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen einen Weg, um durch den Tag zu kommen und dabei ergebnisorientiert zu führen und Abläufe allgemein zu optimieren, damit Sie ohne schlechtes Gewissen Feierabend machen können.

Was machen Sie wirklich jeden Tag?

Wenn Sie meinen, dass Sie die Antwort kennen, denken Sie lieber nochmal darüber nach. Laut einer aktuellen Studie unterschätzen Sie vermutlich die Zeit, die Sie jeden Tag mit Ihrem Smartphone verbringen, um etwa 50 %. Das gilt vermutlich auch für andere Bereiche Ihres Lebens, besonders in der Welt der innovativen Technologien, die oft als nicht einzuschätzen und äußerst einnehmend beschrieben wird. Wie können Sie einschätzen, wo und wann Ihre Mitarbeiter ihre Zeit an ihrem Arbeitstag verbringen (oder verschwenden), wenn Sie Ihre eigene Zeiteinteilung nicht einschätzen können?

Um herauszufinden, womit Sie und Ihre Mitarbeiter Zeit verbringen, können Sie eine Zeitverfolgungssoftware wie Toggl oder Rescue Time nutzen. Sammeln Sie drei oder vier Wochen Daten und identifizieren Sie dann Trends und Muster, durch deren Einsichten Sie dann eine reelle Zeiteinteilung erhalten. Dies erlaubt es Ihnen, Ihre täglichen Aufgaben der Unternehmensführung sowie die Ihres Teams zu ermitteln, einschließlich schlechter Angewohnheiten oder Engpässe, die angegangen werden müssen.

Maximierung der Effizienz durch bessere Priorisierung

Ermitteln Sie die Aktivitäten, die am meisten Zeit in Anspruch nehmen. Sollten sie dies tun? Ein guter Ansatz ist es, die Arbeitsschritte Ihres Teams in Relation zu deren Wichtigkeit in Ihrem Unternehmen zu analysieren. Beispielsweise sind Datensicherheit und Verbesserung der Benutzererfahrung zwei wichtige Aufgaben, die den Erfolg Ihres Unternehmens sichern können. Verbringen Sie genug Zeit mit diesen Aktivitäten? Zusätzlich sind die Verbesserung der fachlichen Effizienz und die IT-Problembehandlung ebenfalls wichtig, aber gegebenenfalls können Sie dies an spezialisierte Teammitglieder delegieren, um das gesamte Team zu entlasten.

Sie sollten auch darauf achten, wie oft Sie am Tag unterbrochen werden. Eine Studie der University of California, Irvine, hat herausgefunden, dass es 25 Minuten dauert, um sich von einer Unterbrechung der Arbeit wieder auf die entsprechenden Aufgaben zu konzentrieren, berichtet The New York Times. Sie können diese Ablenkungen minimieren, indem Sie früh ins Büro kommen und Strategie- und Planungssitzungen abhalten, Benachrichtigungen auf Ihrem Handy für eine bestimmte Zeit am Tag abschalten oder ein gutes altes „Bitte nicht stören“-Schild benutzen.

Erstellen Sie einen proaktiven Terminplan

Sobald Sie die wichtigsten Aufgaben ermittelt haben, erstellen Sie einen Plan für maximale Effizienz. Priorisieren Sie wichtige Aktivitäten, indem Sie diese zu frühen Zeitpunkten am Tag festlegen, an denen Unterbrechungen und Ablenkungen weniger wahrscheinlich sind. Helfen Sie Ihren Teammitgliedern dabei, dasselbe zu tun, besonders denen, die Probleme mit ihrem Zeitmanagement haben.

Sie sollten Ihre Arbeitslast auch durch die Verbindung von Aufgaben angehen. Dies hilft Ihnen dabei, den Fokus aus einer Aktivität in die Nächste mitzunehmen, z. B. Drucken und Berichte zusammenstellen, E-Mails beantworten und Aktualisierungen durchführen. Manchmal hilft es auch, Ihr Team zu animieren, bei bestimmten Aufgaben zusammenzuarbeiten, um diese schneller und effizienter auszuführen. Gemeinsam kann man Träume erreichen!

Machen Sie Pause – ernsthaft

Auch wenn es kontraproduktiv scheinen mag, sollten Sie in Ihrem Terminplan unbedingt Pausen eintragen. Laut dem Magazin The Muse kann nach einer 52-minütigen Arbeit eine anschließende Pause von 17 Minuten Ihre Produktivität maximieren. Jeder Mensch hat seine eigenen Vorzüge zum Arbeit-Pausen-Zyklus. Probieren Sie also verschiedene Pausenlängen aus, um Ihre optimale Pausenzeit zu ermitteln.

Pausen sollten fern des Computers stattfinden. Zu viel Zeit vor dem Bildschirm belastet die Augen und kann zu chronischen Krankheiten wie Übergewicht und Diabetes führen. Dies ist eine besondere Herausforderung für IT-Mitarbeiter, die normalerweise den gesamten Tag vor dem Bildschirm verbringen müssen und damit dringend Pausen fernab des Computers einlegen sollten.

Als Manager müssen Sie als Vorbild fungieren. Wenn Sie Ihre Work-Life-Balance priorisieren, ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, dasselbe zu tun. Wenn Ihre Mitarbeiter sehen, dass Sie regelmäßig Überstunden machen, fühlen sie sich ebenfalls dazu verpflichtet. Senden Sie also nicht ständig E-Mails nach den Geschäftszeiten. Dies ist mittlerweile ein solches Problem, dass Frankreich sogar vor Kurzem ein Gesetz erlassen hat, nach dem E-Mails nach Geschäftszeiten verboten sind.

Proaktivität hilft Ihnen bei der Verrichtung Ihrer Arbeit in kürzerer Zeit und gibt Ihnen mehr Zeit, Ihr Leben zu genießen. Dasselbe gilt auch für den Rest Ihres Teams.

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