Fördern Sie die Kollaboration am Arbeitsplatz

10/05/2018Lesezeit 5 Minuten

Wenn Ihr Unternehmen über mehr als einen Mitarbeiter verfügt, ist Zusammenarbeit im Team mit Sicherheit ein wichtiger Teil der täglichen Arbeit. Es ist nicht überraschend, dass die innovativsten Tools im Unternehmen sich heutzutage auf die Kollaboration am Arbeitsplatz konzentrieren. Betrachten Sie die Räume eines modernen Büros, und Sie werden feststellen, dass Mitarbeiter sich zwanglos über die neuesten Entwicklungen von JIRA unterhalten oder auf die Schnelle sicher gedruckte Dokumente einstecken, während sie von Meeting zu Meeting sprinten.

Wie bedeutend sind aber Werkzeuge zur Zusammenarbeit im Unternehmen? Mit Unterstützung von Polycom hat Future Workplace mit mehr als 25.000 Angestellten in den Vereinigten Staaten gesprochen, um es herauszufinden. 79 Prozent der zahlreichen Befragten gaben an, dass sie regelmäßig mit Kollegen zusammenarbeiten, die sich nicht vor Ort im Büro aufhalten. Weitere 32 Prozent gaben an, von zu Hause zu arbeiten. Die vielleicht wichtigste Erkenntnis? Die nahezu einstimmige Forderung der Befragten (98 Prozent) nach kollaborativer Technologie an einem ansonsten weitläufigen Arbeitsplatz.

Es heißt, Rom sei nicht an einem Tag erbaut worden, und dasselbe kann auch über nahtlose effektive Kollaboration gesagt werden. Die Frage ist: Auf welche Weise kann eine Zusammenarbeit durch Verwendung von Technologie optimal ermöglicht werden?

Entscheiden Sie sich für Business-Tools auf Batcave-Niveau

Zunächst muss Ihr Team verstehen, was möglich ist – und was tatsächlich gebraucht wird. Welche Beschränkungen beeinträchtigen Ihr Unternehmen? Welche Business-Tools stehen zur Verfügung, um diese Probleme zu lösen? Was würde Batman tun? Ernsthaft: Wenn Sie sich einem technologischen Ziel in Ihrem Büro stellen, muss Ihr Batcave der Maßstab sein. Batman verfügt stets über die richtigen Tools am richtigen Ort zur richtigen Zeit.

Aber ganz im Ernst: Die kollaborativen Tools, die Ihnen heute zur Verfügung stehen, sind erstaunlich gut. Zum Beispiel Slack, eine kollaborative Software-Plattform, die seit dem neuesten Update über eine Reihe raffinierter Funktionen verfügt. Moderne Unternehmen nutzen deren Funktionen, um die Kollaboration so nahtlos und bequem zu gestalten wie das Verfassen eines Tweets. Digitale Gespräche zwischen Benutzern und Teams werden an gemeinsamen Arbeitsplätzen sicher und zugänglich aufbewahrt. Sie können sich nicht mehr an die Themen erinnern, die im Sprint Meeting der letzten Woche besprochen wurden? Durchsuchbare Archive retten Sie aus der Zwickmühle.

Slack hat sogar einem der ältesten Tricks in der digitalen Zusammenarbeit neues Leben eingehaucht: der Bildschirmfreigabe. Während die meisten Menschen bei dem Wort Bildschirmfreigabe zunächst an einfache Präsentationen denken – schließlich muss man PowerPoint-Präsentationen einfach lieben –, gehen diese innovativen Tools noch einen Schritt weiter. Anstatt der üblichen Freigabe in eine Richtung, ermöglichen diese Tools eine Zusammenarbeit in zwei Richtungen: Sie können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, gemeinsam auf derselben Vorlage zeichnen, gemeinsam am Code derselben Software arbeiten – und zwar ohne sich zugleich im selben Büro, in derselben Stadt oder im selben Land zu befinden.

Diese kollaborativen Tools sind dabei keinesfalls nur auf den digitalen Bereich beschränkt. Wussten Sie, dass Innovationen wie mobiles Drucken Ihnen ermöglichen, auf klassische Art und Weise – mit Papier und Tinte – von jedem Ort und jedem Gerät aus zusammenzuarbeiten? Die durch Slack ermöglichte Zusammenarbeit im Team durchbricht die Grenzen des Digitalen, da Sie Designs, Berichte und Entwürfe von Ihrem Smartphone aus im Flugzeug drucken können.

Getrennt arbeiten in der Cloud

Der erste Schritt in Richtung einer verbesserten Strategie zur Zusammenarbeit besteht darin herauszufinden, welche Tools zur Verfügung stehen. Der zweite Schritt besteht darin herauszufinden, wie man sie anwendet. Mitarbeiter am modernen Arbeitsplatz werden zunehmend ortsunabhängiger. Diese Tatsache sollten Sie bei der Planung Ihrer kollaborativen Strategie berücksichtigen. Da Ihr Büro immer weiter expandiert – sei es durch neue Geschäftszweige, Mitarbeiter an entfernten Standorten oder durch Reisen – ist es absolut notwendig, darauf zu achten, dass Ihren Mitarbeitern Tools zur effektiven Zusammenarbeit zur Verfügung stehen. Kurz: Ein sinnvoller Anteil Cloud-basierter Lösungen ist die Antwort.

Wenn Ihr Büro geographisch expandiert, kann die Cloud der Leim sein, der Ihr Team zusammenhält. Ob es um das Teilen von Ideen oder die Zusammenarbeit an Projekten geht, die Cloud ist das geeignete Tool für den Job. Sofern Sie diese Tools in Ihre bestehende Umgebung implementieren, sollten Sie sich auf drei Bereiche konzentrieren. Aus Perspektive des Managements sind die Beherrschbarkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit von entscheidender Bedeutung. Sollten Sie an einer Lösung basteln, stellen Sie sich die folgenden Fragen:

  • Gibt es klare Vorgaben zur Integration dieser Technologie in die bestehende Infrastruktur?
  • Birgt diese Technologie neue Schwachstellen für Ihre Sicherheitsstrategie?
  • Wird die Handhabung dieser Technologie zu mehr oder weniger Zeit für Support-Anfragen führen?
  • Falls Ihr Unternehmen seine Größe im kommenden Jahr verdoppeln würde, würden sich Ihre Antworten ändern?

Wenn Sie nach Beantwortung dieser Fragen immer noch ein reines Gewissen haben, sind Sie mit Ihrer Sicherheitsstrategie auf einem guten Weg. Der nächste Schritt besteht darin, die Perspektive des Benutzers einzunehmen. Gibt es bestimmte Prozesse, die abgestimmt oder anderweitig durch die Integration effektiver gestaltet werden? Wie wahrscheinlich sind Proteste der Benutzer, nachdem alle Änderungen umgesetzt worden sind?

Eine gute Strategie umfasst das Verständnis einer sich schnell ändernden Landschaft moderner kollaborativer Technologien und gewährleistet, dass Sie über ein ähnliches Verständnis des modernen Büros verfügen – insbesondere, wenn Sie auf Telearbeit setzen. Dies hilft Ihnen dabei, die besonderen Anforderungen Ihrer Umgebung und die Tools zu erkennen, mit denen Sie ihnen begegnen können.

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