Aktuelle IT-Trends bringen frischen Wind in Ihr Büro

19/07/2018Lesezeit 3 Minuten

Nachdem 2017 wie im Flug vergangen ist, wird Ihnen 2018 schwindelig werden, denn viele neue Technologien, stellen Ihre Infrastruktur-Pläne infrage. Doch statt sich von der scheinbar unaufhörlichen Weiterentwicklung der Informations-Technologie überwältigen zu lassen, schauen Sie lieber mutig in die Zukunft. So können Sie am besten Ordnung schaffen und ein drohendes Chaos vermeiden.

Was also sollte auf Ihrer To-do-Liste für die kommenden Monate stehen? Auf jeden Fall einige Upgrades in Ihrer Büroumgebung! Nachfolgend erfahren Sie, warum und wie Sie eine geeignete Strategie für die Einführung neuer Technologien entwickeln können.

1. Akzeptieren Sie, dass es Probleme gibt

Das ist vielleicht etwas überspitzt formuliert, aber wenn in Ihrem Büro alles hundertprozentig läuft, warum sollten Sie sich dann überhaupt die Mühe machen, über aktuelle IT-Trends nachzudenken – geschweige denn sie zu testen oder zu implementieren? Doch auch ohne die unbegrenzten Mittel und den Einfallsreichtum der Comic-Superfirma Stark Industries können Sie ohne großen Aufwand einige IT-Engpässe ausmachen. Verlassen Sie sich aber nicht nur auf Ihre Zahlen – betriebliche Engpässe können wesentlich subtiler sein, als es den Anschein hat.

Experteer und Sharp Business Systems mussten dieses sehr schmerzlich erfahren, als sie feststellten, dass der Einsatz ihrer veralteten Bürotechnologie eine Zeitverschwendung von 37 Minuten pro Tag bedeutete – also rund einen ganzen Jahresurlaub (!). Die Gründe dafür waren veraltete Drucker, überholte Software und vorsintflutliche Laptops, auf denen noch immer Windows XP lief.

Uralte Bürotechnologie kann auch die Motivation und die Stimmung der Mitarbeiter ruinieren. So sagten 42 Prozent der von Experteer und Sharp Business Systems befragten Mitarbeiter, dass sie sich wesentlich motivierter fühlen, wenn sie morgens in ein Büro kommen, in dem sie gut funktionierende State-of-the-Art Technologie vorfinden. Außerdem wäre die Arbeitsatmosphäre dadurch vermutlich insgesamt entspannter. Sie können diese Probleme angehen, indem Sie zunächst die Bereiche Ihrer Büroinfrastruktur identifizieren, die Sie derzeit ausbremsen.

2. Priorisieren Sie die Probleme

Jetzt, da Sie wissen, warum Ihre Überstundenkonten ständig im roten Bereich sind, ist es an der Zeit, herauszufinden, was zu tun ist. Unterteilen Sie die im ersten Schritt ermittelten Probleme in drei Kategorien:

  1. Technologie, deren bloßes Vorhandensein Sie ausbremst (z. B. alte, ungenutzte Faxgeräte, die entsorgt werden können).
  2. Technologie, die aktualisiert werden muss.
  3. Technologie, die Ihnen fehlt (also Lücken in Ihrer Infrastruktur, die Sie mit neuen, trendigen Systemen schließen können).

Gegebenenfalls können Sie bei den Problemen, die in die erste Kategorie fallen, einen „Platzspar“-Ansatz verfolgen. Aber Spaß beiseite: Sie sollten sich mit den geeigneten Entsorgungsverfahren für veraltete Technologien auseinandersetzen. Bei Problemen der zweiten und dritten Kategorie sollten Sie versuchen, die Vorteile innovativer Technologien zu nutzen, die es Ihnen ermöglichen, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen.

Denken Sie nur an die alten Druckersysteme, die die Bürogänge blockieren. Sie wissen ja, wie lange es dauern kann, bis ein Drucker endlich aufgewärmt ist, der Auftrag die Warteschlange durchlaufen hat und schließlich gedruckt wird. Wenn Sie dann noch bedenken, wie häufig es in einigen Abteilungen beim Drucken von Unterlagen zu Papierstaus kommt, sollte Ihnen klar werden, dass es höchste Zeit für ein Upgrade ist. Moderne Drucker können mehr als nur schnell drucken: Sie beanspruchen weniger Zeit für die Verwaltung, außerdem verbessern sie noch andere Aspekte Ihrer System-Umgebung, etwa die IT-Sicherheit. Mit der Bereitstellung eines Druckerparks, der die eigenen Patches und Updates verwaltet, während gleichzeitig die Schwachstellen aktiv überwacht werden, sparen Sie viel mehr, als nur Arbeitszeit.

Aus diesem Grund sollten Sie die neuesten Technologietrends nicht nur als nützliche Modeerscheinungen betrachten, sondern vielmehr als Innovationen, mit denen sich die Effizienz Ihres Bürobetriebs steigern lässt. Beim Blick auf 2019 und die weitere Zukunft sollten Sie nicht vor KI-gestützten Kollaborations-Tools oder Druckern mit „eigenem Bewusstsein“ zurückschrecken, denn mit etwas Glück gewinnen Sie damit einen ganzen freien Tag.

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